Met een volledige focus op pabo en bijna 1000 studenten is de Thomas More hogeschool een prominente kweekvijver voor hooggeschoold professioneel talent in Rotterdam.

Lees in deze case hoe Thomas More Hogeschool hun kwaliteitskaderproces opnieuw heeft gedigitaliseerd.

Thomas More Hogeschool doet jaarlijks een onderzoek onder scholen aan wie zij pabo-studenten hebben afgeleverd. Dit wordt kwaliteitskader genoemd en bevat een aantal vragen waarin verschillende aspecten van een school wordt gemeten.

De kwaliteitskader applicatie heeft de volgende functionaliteit:

  1. Scholen krijgen een notificatie dat het tijd is voor het kwaliteitskader.
  2. Scholen loggen-in om en vullen de vragenlijst in.
  3. Verzamelde resultaten worden geaggregeerd.
  4. Iedere school ontvangt een individueel rapport met de resultaten.
  5. Per schoolcluster wordt data geëxporteerd (Excel) voor verdere analyses.

De maatwerk applicatie die voor de kwaliteitskader meting is ontwikkeld, bleek helaas in het tweede jaar onbruikbaar te zijn. De Hogeschool stond voor een moeilijke keuze,  een jaar de meting overslaan of opdracht te geven de tekortkomingen van de applicatie op te lossen.  

Een jaar de meting overslaan druist in tegen dat waar Thomas More voor staat. Tot schrik van de hogeschool waren de noodzakelijke aanpassingen aan de applicatie niet haalbaar volgens de oorspronkelijke ontwikkelaar. Bovendien kwamen de tekortkomingen van de applicatie pas een maand voor de start van de kwaliteitsmeting aan het licht. 

Snel schakelen

De meting een jaar overslaan was geen optie. Er moest dus snel geschakeld worden om tijdig het proces te kunnen starten. Daarom stelde  IT coördinator Robert voor om met Appergine contact op te nemen. Robert herinnerde zich dat het bedrijf een tool ontwikkelde waarmee binnen enkele weken werkende applicaties worden opgeleverd. De vraag was: zou Appergine Thomas More kunnen helpen? 

Alvorens de opdracht te verlenen, stuurde Robert de huidige applicatie naar het Appergine team met het verzoek om deze na te maken. En om te voorkomen dat Thomas More in dezelfde situatie terecht zou komen, was de eerste vraag van de IT coördinator: “Kunnen we met jullie tool zelf wijzigingen doorvoeren, zodat we meer controle hebben?”.

Om geen tijd te verliezen werd een Appstorming sessie gehouden waarin exact werd bepaald wat de processen zijn die de applicatie moet automatiseren.

De Appstorm sessie samen met de coördinator van het stagebureau en in dit geval ook projectleider Sandra van Thomas More leverde het volgende resultaat. 

Appstorm Hogeschool Thomas Moore

Figuur 1. Appstorm van Thomas More Hogeschool.

In de afbeelding zien we het resultaat van de Appstorm sessie, het proces dat de applicatie moet ondersteunen is inzichtelijk gemaakt. 

Zo beschrijft de Appstorm de gewenste functionaliteit. Na deze sessie werd duidelijk:

  1. Welke data in de rapporten moet staan.
  2. Waarom de exportdata uit de oude applicatie niet aan de wensen voldeed en wat het ideaal zou zijn.
  3. Waar de interface van de  huidige applicatie verbeterd kon worden.
  4. En tot slot specificaties zoals welke vragen er gesteld moeten worden.

“Dit is de eerste keer dat een IT’er mij begrijpt” verzuchte Sandra, na de Appstorming sessie.

“Eindelijk een IT’er mij begrijpt”

Thomas More hogeschool

Een Appstorm maakt zoveel duidelijk dat de appmasters van Appergine er genoeg aan hebben om aan de slag te gaan. Een week na de Appstorm kon Appergine de eerste versie die aan 80% van de wensen voldeed tonen.

Na feedback door de opdrachtgever zijn de overige wensen in de applicatie verwerkt. De oude gegevens zijn overgezet en binnen twee weken, dus op tijd voor de deadline (!) presenteerde Appergine de finale versie inclusief documentatie.

Sandra reageerde enthousiast: “Heel duidelijk. De door Appergine geleverde applicatie is simpel en intuïtief, een kind kan de was doen”.

Een passende oplossing en binnen de deadline

Doordat de deadline was gehaald kon Sandra direct met de applicatie aan de slag. Alle 100 scholen die deelnemen aan het kwaliteitskader ontvingen een uitnodiging. En zodra ze inloggen en hun gegevens doorsturen ziet Sandra dat, functionaliteit die in de oude situatie niet beschikbaar was.

Ook de individuele rapporten en de data export zijn nu zoals gewenst. Kortom dankzij Appstorming is er een duidelijke verbetering, de applicatie ondersteunt nu het proces op een efficiënte en transparante wijze, 

Door de positieve ervaring met Appstorming heeft Sandra ideeën om ook andere afdelingen te helpen. Sandra en haar collega’s zien de potentie en willen andere processen zoals stagebeoordelingen en de feedback module aanpakken en verbeteren. 

Appergine brengt processen in kaart met Appstorming en helpt organisaties met werkende applicaties.